1. Was ist das Besondere an der portinvoice Mail Edition?
Die portinvoice Mail Edition ermöglicht ein automatisches Validieren und Archivieren eingehender E-Rechnungen. Sie erhalten ein persönliches E-Rechnungs-Postfach mit einer individuellen E-Mail-Adresse. An diese Adresse können Sie Ihre elektronischen Eingangsrechnungen einfach per E-Mail weiterleiten, ohne sich bei portinvoice anmelden oder die Website aufrufen zu müssen. Die eingegangenen E-Rechnungen werden automatisch im Hintergrund validiert und zusammen mit allen zugehörigen Prozessunterlagen rechtssicher archiviert. Nach Abschluss des Validierungsprozesses sendet Ihnen das System eine E-Mail mit der Originalrechnung, gegebenenfalls der ausgebetteten XML-Rechnung (bei ZUGFeRD-Rechnungen), dem zugehörigen Validierungsbericht inklusive Nutzungsempfehlung im PDF- und XML-Format sowie einer menschenlesbaren PDF-Sichtkopie der originalen XML-Rechnung zu.
Zusätzlich können Sie sich jederzeit in Ihr Benutzerprofil unter www.portinvoice.com einloggen. Dort stehen Ihnen ein Empfangsjournal mit Ihrer vollständigen Eingangshistorie und Ihr Online-Archiv zur Verfügung, in dem alle eingegangenen E-Rechnungen sowie alle assoziierten Dokumente (Eingangsmail, Validierungsbericht, Sichtkopie) rechtskonform gespeichert sind.
Die Mail Edition umfasst einen Benutzerzugang, die Verarbeitung von bis zu 600 E-Rechnungen pro Jahr und 1 GB Archivkapazität. Bei steigendem Bedarf lässt sich der Leistungsumfang flexibel erhöhen: Mit einer Erweiterungslizenz erhalten Sie jeweils einen Zugang mehr, ein Verarbeitungsvolumen von 600 weiteren E-Rechnungen pro Jahr und 1 GB zusätzlichen Archivspeicher.
2. Was bedeutet „valide“ und „nicht valide“?
Die Begriffe "valide" und "nicht valide" beziehen sich auf die Semantik und Syntax der Rechnungsdaten. Das heißt, eine E-Rechnung wird während der Validierung sowohl auf inhaltliche, als auch technische Korrektheit überprüft.
Die europäische Norm EN 16931, der ab 1. Januar 2025 alle E-Rechnungen entsprechen müssen, schreibt die Datenstruktur elektronischer Rechnungen vor. Dabei werden zwei Komponenten unterschieden: Semantik und Syntax. Erstere legt fest, welche Informationen die E-Rechnung enthalten muss und was diese Informationen bedeuten. Diese Standardisierung stellt sicher, dass alle E-Rechnungen die wesentlichen Rechnungselemente in einheitlicher und nachvollziehbarer Form enthalten, so dass die Rechnung von jedem Empfänger maschinell ausgelesen werden kann. Letztere definiert die technische Darstellung der verwendeten Daten. Besagt das semantische Datenmodell beispielsweise, dass die E-Rechnung eine Rechnungsnummer enthalten muss, welche den Beleg eindeutig kennzeichnet, legt die Syntax fest, wie und wo innerhalb der Datenstruktur diese zu hinterlegen ist.
Eine "valide" E-Rechnung entspricht demnach sowohl den inhaltlichen Anforderungen (Semantik) als auch den technischen Formatvorgaben (Syntax). Das bedeutet, die enthaltenen Informationen müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Struktur der Daten muss korrekt sein. Eine "nicht valide" Rechnung weist Fehler auf, die entweder den Inhalt oder die Struktur betreffen, und kann daher nicht verarbeitet werden.
Im Validierungsbericht können Sie detailliert einsehen, welche der integrierten Prüfwerkzeuge (Mustang, Valitool oder bei XRechnungen der KoSIT Validator) an welcher Stelle Unstimmigkeiten festgestellt hat.
3. Was kann ich tun, wenn eine Rechnung nicht valide ist?
Wenn eine E-Rechnung als „nicht valide“ erkannt wird, empfehlen wir Ihnen, den Rechnungssteller zu kontaktieren und diesem unter Umständen auch den Validierungsbericht vorzulegen, um den Vorfall zu klären und ggf. die Ausstellung einer gültigen E-Rechnung zu verlangen. Der Bericht zeigt detailliert, welches der integrierten Prüfwerkzeuge (Mustang, Valitool und KoSIT Validator) an welcher Stelle der Rechnung technische und/oder inhaltliche Unstimmigkeiten festgestellt hat.
In einigen Fällen kann eine Rechnung auch als „nicht valide“ eingestuft werden, obwohl sie den umsatzsteuerlichen Vorgaben gerecht wird. Dies ist etwa der Fall, wenn Pflichtangaben fehlen, die nicht umsatzsteuerrelevant sind: Zum Beispiel erfordert eine valide XRechnung die Angabe einer E-Mail-Adresse bei den Kontaktdaten des Rechnungsstellers. Ist das entsprechende Rechnungsfeld leer oder nicht vorhanden, so ist die Rechnung nicht valide, obwohl sie steuerlich korrekt ist. Es ist in Ihrem Ermessen, ob Sie eine solche Rechnung annehmen oder lieber einen Clearingprozess einleiten.
4. Wie finde ich meine archivierten Daten in portinvoice?
Unter www.portinvoice.com können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Benutzername oder E-Mail-Adresse und Passwort) in Ihr Benutzerkonto einloggen. Sie gelangen auf das Dashboard des Empfangsportals und können von dort aus über die Kachel Archivsuche auf Ihr elektronisches Archiv zugreifen. Über die integrierte Suchfunktion haben Sie die Möglichkeit, archivierte Belege anhand der Kriterien „Dokumententyp“, „Rechnungssteller“, „Belegdatum“, Datenherkunft“, Belegnummer“ und „Eingangsdatum“ aufzufinden.
Ihr Archiv enthält neben allen in portinvoice eingegangenen E-Rechnungen auch die jeweils zugehörigen Prozessunterlagen (Eingangs-E-Mail, Validierungsreport im PDF- und XML-Format, bei ZUGFeRD-Rechnungen die ausgebettete XML-Datei der Rechnung sowie die erstellte Sichtkopie). Die Archivierung ist rechtssicher und GoBD-konform.
5. Kann ich meine in portinvoice archivierten Belege herunterladen?
portinvoice enthält ein rechtssicheres Archiv mit einem Datenvolumen von 1 GB pro Benutzer, in dem sämtliche eingegangenen E-Rechnungen sowie alle zugehörigen Prozessunterlagen (Eingangs-E-Mail, Validierungsreport im PDF- und XML-Format, bei ZUGFeRD-Rechnungen die ausgebettete XML-Datei der Rechnung sowie die erstellte Sichtkopie) revisionssicher und steuergerecht aufbewahrt werden. Das Herunterladen von Dokumenten aus dem Archiv ist nicht möglich.
Über die Option Archivsuche in ihrem Benutzerkonto unter www.portinvoice.com haben Sie jedoch jederzeit Zugriff auf Ihre archivierten Belege.
6. Was ist eine Sichtkopie?
Eine Sichtkopie ist eine menschenlesbare Darstellung einer elektronischen Rechnung. Ab 1. Januar 2025 muss eine E-Rechnung als maschinenlesbare, strukturierte XML-Datei gemäß der Norm EN 16931 vorliegen – reine PDF-Dateien erfüllen diese Anforderungen dann nicht mehr. portinvoice erstellt anhand der in der XML-Datei enthaltenen Rechnungsdaten eine Sichtkopie im PDF-Format, die den Inhalt der Rechnung in verständlicher Form darstellt.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Sichtkopie lediglich der Bearbeitung dient und den maschinenlesbaren Originalbeleg ergänzt, diesen jedoch nicht ersetzt.
7. Was bedeutet es, wenn im Validierungsbericht Warnungen stehen?
Warnungen im Validierungsbericht weisen auf Regelverletzungen hin, die zwar nicht zwingend gegen die Norm EN 16931 verstoßen, aber dennoch überprüft werden sollten. Ein Beispiel ist ein leeres XML-Element: Während dies beim Format XRechnung als Fehler gilt, ist es bei einer ZUGFeRD-Rechnung zulässig. Auch inkonsistente Datenabhängigkeiten können eine Warnung auslösen.
Rechnungen mit Warnung können in der Regel angenommen werden. Es empfiehlt sich jedoch, die genaue Ursache im Validierungsbericht nachzulesen und gegebenenfalls mit dem Rechnungssteller abzustimmen.
8. Warum liefern die Validierungsengines (Mustang, Valitool, KoSIT Validator) unter Umständen unterschiedliche Ergebnisse, und wie soll ich damit umgehen?
Da die integrierten Validierungsengines jeweils eigene Prüfmechanismen und Prioritäten haben, kann es vorkommen, dass unterschiedliche Validierungsergebnisse entstehen.
Aus diesem Grund ist in portinvoice eine Hierarchie hinterlegt:
- KoSIT Validator: Für XRechnungen ist das Ergebnis dieser Engine maßgebend.
- Mustang: Bei ZUGFeRD-Rechnungen hat Mustang Vorrang.
- Valitool: Da diese Engine zusätzlich auch inhaltliche Aspekte prüft, die jedoch nicht immer die Gültigkeit der Rechnung im Sinne der EN 16931 beeinflussen, hat Valitool die niedrigste Priorität. Ein Beispiel wäre etwa eine fehlerhafte IBAN.
portinvoice fasst die Ergebnisse der Validierungsengines unter Berücksichtigung dieser Priorisierung zusammen und gibt Ihnen eine klare Nutzungsempfehlung für die jeweilige E-Rechnung. Dennoch empfehlen wir, bei widersprüchlichen Validierungsergebnissen den Validierungsbericht genauer zu prüfen. Dort sehen Sie im Detail, welche Engine (KoSIT Validator, Mustang oder Valitool) an welcher Stelle Abweichungen festgestellt hat.
Falls Unsicherheiten bestehen, können Sie entscheiden, ob Sie die Rechnung akzeptieren oder den Rechnungssteller kontaktieren, um einen Clearingprozess einzuleiten.
9. In der Detailansicht meiner E-Rechnung wird mir ein „Qualifizierter Datentyp“ angezeigt. Was ist das?
Wenn Sie im Eingangsjournal oder Archiv von portinvoice die Detailansicht zu einem Beleg öffnen, werden Ihnen am rechten Seitenrand die zugehörigen relevanten Metadaten angezeigt. Eines davon ist der sogenannte „Qualifizierte Datentyp“: Dabei handelt es sich um eine in der XML-Struktur der Rechnung festgelegte Nummer, die den Dokumententyp genau spezifiziert und zur einheitlichen maschinellen Verarbeitung der Rechnungsdaten beiträgt.
